私は、全国の小売店で働く2300人以上の従業員を抱える会社の人事部で働いていますが、この会社では、新規・既存の従業員を問わず、すべての従業員にポリシーを読んでもらい、サインオフしてもらう必要があります。私は現在、次のようにしています:
それは管理作業の多くは、応答しないものは、私が私の時間の多くを無駄にする原因となります。
ポリシーを読んで、サインオフに分散した会社のすべての従業員を取得するためのより効率的な方法はありますか？
階層内の私の位置は、私が人事部長に報告することです。
まず最初に、私はここで2つの非常に異なる問題を見て、実際には2つの非常に異なる質問をしています。どのように私は彼らがポリシーを読んでいることを表明するために消極的または躊躇している従業員を得るには？
この特定のケースでは、最初の質問に答えることで、2番目の問題の大半を解決することができます。SharePointでは、あなたが簡単にこのプロセスを自動化するために必要なツールやインフラストラクチャを持っています.
SharePointは、電子メールを送信し、入力を収集し、ユーザーのアクションを追跡することが非常に可能です。また、プロセスを完了していない人のために必要なリマインダーを送信することができます. SharePoint の管理者が数時間の時間を費やすだけで、簡単にプロセス全体を自動化し、明らかに非常に退屈な作業から解放することができます。
SharePoint がインフラストラクチャ全体にどのように統合されているかに応じて、あなたはまた、簡単に従業員が他の毎日の仕事を続けることができるようにする前に、与えられたアクションを完了するために強制することができます。たとえば、彼らは平日を開始するためにログインするときに毎朝フォームを開いたログインアクション.
Stephenの答えは自動化の観点から見れば完璧なもので、彼は私よりもSharepointのニュアンスをよく知っているように見えますが……でも、あなたが今やっていることをすべてSharepointにやらせる方法が絶対にあるということには同意します！
しかし、何に署名が必要なのか、なぜ署名が必要なのかを再考することを提唱したいと思うかもしれませんが、私は付け加えたいと思いました。あなたは物事が非常に、非常に頻繁に署名されている場合は、あまりにも多くの署名要求の後に、人々は領収書と理解の表示を持っていることの元の目標をダンプするだけで何でも署名を開始するので、あなたは非常に小さな会社の利益のために多くの仕事を誘発している可能性が高いです。電子署名を必要とせず、メールを開封したことを証明するだけです。真実は “あなたが同意した場合、それはルールだ、我々は気にしない”
米国では、いくつかの選択肢がありますが、企業の法務部門が法律を満たしていることを確認するためにそれらを確認する必要があります。書類の電子交付。2.必要とされるリターンレシートと文書の郵便配達。彼らは文書のために署名しなければなりません。米国の裁判所は、署名は、彼らが文書を得たことを証明するのに十分であることを開催しています。彼らはゴミ箱にそれらをスローしている可能性がありますが、それは彼らがちょうどのために署名した文書を無視するために彼らの選択ismです。
重要な問題は、彼らが署名しない場合に何が起こるかです。新しい病気の休暇ポリシーと行くとX時間を週に稼ぐか、または古いポリシーと一緒に滞在し、一括で毎年Y時間を受け取る。新入社員は選択の余地がない、彼らは新しいポリシーを取得します。例えば、今、あなたは視力保険を持っていて、私たちはあなたが医師を選択する必要がありますが、それは新しい保険のためにお金がかかります。契約がないとカバレッジがないことを意味しません。
時にはあなたは、新しい政策は60日で開始されますと言って手紙で、強制配信方法のいずれかを使用することができます。あなたがオプトアウトしたい場合は、30日でそうしてください。その後、各従業員のフォルダ内の配信の証拠を維持し、前方に移動します。
雇用があなたの管轄区域の意のままである場合でも、ポリシーを認めるために頑固な拒否は問題ではありませんが、それは雇用の終了によって対処することができます。
安価なサードパーティ製のソリューションを見て気にしない場合は、DocRead for SharePointを検討したい場合がありますが、それはあなたの苦境に最適です！
DocReadを使用すると、任意のドキュメント（この場合はポリシー）をユーザーの1つ以上のグループに送信することができます。また、
DocReadは、グループに新しい人がいるかどうかを巧妙に検出して、他のグループメンバーが与えられた読み方を割り当てますので、オンボーディングにも役立ちます。また、「必須」(必読)や「推奨」(必読)の設定も可能です。
また、レポート(SharePointからアクセス可能)も用意されており、誰が読んだか、読んでいないかを確認することができます。
最後に、文書が割り当てられたとき、確認されたとき、期限を過ぎたときに送信されるメールをすべて自動化します。
もっと詳しく知りたい方は、 DocRead for SharePoint をご覧になるか、より具体的な例として How to get employees to read to your staff handbook ’ をご覧ください。私は DocRead for SharePoint 製品を開発しています。
私の会社（そして私が働いていた他の大企業）には、このような「対応が必要」な状況を処理するためのソフトウェアがあります。
新しいポリシーや変更されたポリシーの通知がメールで届きます。私たちは、ポリシーを読み、文書の下部にあるボタンをクリックして「サインオフ」しなければならないウェブサイトに誘導されます。その「サインオフ」はシステムに記録されます。サインオフが記録されるまで厄介なグラムが繰り返され、時間が進むにつれて管理ランクをエスカレートされます。
これは最終的にサインオフを得ることに効果的であるようです。この問題を「解決」するために、同社は同様の仕組みを持っており、これには合格点のある「クイズ」も含まれています。その方法は、より広範なポリシーのために、そして毎年の規制コンプライアンスのニーズのために使用されています。
非人事担当者として、それはすべて私にはむしろ愚かに思えますが、それは人事が達成しようとしていることが何であれ達成するように思えます。彼らは既に1つを持っているかもしれないし、またはあなたの予算であなたの必要性を満たすシステムのための調査をすることができる。私はあなたが構築することができるいくつかがあることを知っている、あなたが内部的に実行するために購入することができるいくつか、および外部でホストされているいくつか。
私は前にこの種のことのためにインセンティブを使用してきました、そのような “X日前に読んで署名した人全員が余分な1日の休日、シャンパンのボトル、2人分の夕食のためのバウチャー、何のための抽選に入力されています"。
私はまた、誰が実際にそれらを読んでいるかを見つけるために、ポリシーの中に奇抜なものを残してきました（単に彼らがそれらを読んだと言うために署名するのとは対照的に）delibarete errersの形で、または私が特に誇りに思っている1つのケースでは、スタッフの各メンバーがひげを育てるだろうと述べた条項を含めています。これは女性スタッフばかりの小学校でのことでした…