私の組織では、他の従業員とのコミュニケーションには4つの方法があります:
私はそれらの人々から情報を得るために、組織内の他の人々といくつかの1対1の会議をスケジュールしたいと思います。他の人たちは私と同じチームではなく、それらのいくつかは、私がいないのに対し、ラインマネージャーです。会議を作って相手を招待するだけなのか、それとも先に30分だけ時間を空けてもらって何かを話し合うのが先なのかを聞くのか。
もし私の知らない無作為な人が私との1対1のミーティングを予定していたら、私は非常に混乱し、それが間違いだと思い込むでしょう。私はおそらく、送信者が間違いを訂正することを期待して、最初はそれを無視するだろう。私は少数派かもしれませんが、これはごくまれにしか起きたことがありません。人は必ず最初に自己紹介をするので、混乱を避けることができます。それが本当に一番いいことです。あなたが会議をスケジュールしたいと言って電子メールを送信し、あなたが理由を言うことを確認してください。相手のスケジュールを見ることができるのであれば、時間を提案してみましょう。
私はしばしばこのようなタイプの招待状を受け取る側にいます。私の視点では、何が一番効果的なのかというと、アウトルックの招待状で、紹介、目標、会議のアジェンダ（これはすべての招待状がすでに持っているはずです！）、
以下のようなものがあります：
“Hi, I’m Bob and I’m an new intern in the xyz department. 私のマネージャーは、あなたと会ってabc部門のことをもっと知ってもらうのが良いアイデアだと思っています。30分ほどお時間をいただきたいのですが、ご挨拶と自己紹介をさせていただきます。もしこの時間がうまくいかなかったら、予定を変更してもいいですよ」
それが私にとって一番早くて簡単なことです。これが何なのかすぐに理解できますし、問題なければ「承諾」を押すか、そうでなければ辞退や調整のための素早い返事をすることができます。可能であれば、私は複数の通信を必要とするようなものは避けたいと思います。メッセージで済ませられるなら、1回のメッセージで済ませましょう。
例えば、アメリカ人として、私は会ったことのない人との出会いを作ることは気にしません。他の人が私にそれをしてくれても気にしません（なぜ彼らがそうしているのかという文脈がある限り）。これは直接の文化圏ではかなり一般的なことですが、私の上司は欧米人ではありません。人々がランダムに彼との会議を作成するとき、それは非常に非人称的でぶっきらぼうな/突然のものであるため、彼は本当に不快に感じています。彼は、最初に紹介のメールで会議を設定するために尋ねると、はるかに快適に感じるだろう。または、誰かが彼らに直接紹介された場合は、最初に。
一般化すると、西洋文化は直接であり、第一にビジネス、第二の関係を大切にします。この背景からの人々は、おそらくあなたがランダムに会議をスケジュールする場合（限り、あなたは彼らの時間を無駄にしない限り）気にしません。直接的ではなく、より関係性を重視する文化の人々は、あなたがどのようにしてこれを行うかについて、より多くのことを気にするでしょう。基本的には、文化に大きく依存します。
あなたの最高の答えは、あなたの上司に聞くことになるでしょう。彼らはあなたの内部社風のための良い感じを持っている必要があります、人々を知っているかもしれませんし、より多くのコンテキスト特定の答えを提供することができます。
私はこれにアプローチするだろう（と行う）：
あなたが紹介メールなしで会議を送信したい場合は、1）あなたの上司はそれを示唆し、2）なぜあなたが会っていることをclearコンテキストを含めることを確認してください。
どんなコミュニケーション技術を採用するにしても、その会議に価値があると相手に納得してもらいたいものです。その会議がどのような価値を持っているかを考えるべきです。それは相手の仕事に役立つのでしょうか？おそらくそうではないでしょう。相手には、それが組織の役に立つこと、そして相手の時間を尊重していることを示したいものです。会合では、あなたが求めている答えが得られるように、質問の準備をしておくべきです。あなたがそれをしたことを示すのは役に立つでしょう。そうすれば、多くの人が喜んで協力してくれます。
私が話していることがわかる話。とても後輩のエンジニアから電話がかかってきました。彼女は、私たちが私のプログラムで特定の問題を解決した方法について尋ねていたので、彼女は彼女のプログラムにそれを適用することができます。彼女は慎重に図面を研究し、具体的な質問のリストを用意していました。私はできる限りの質問に答え、他の質問にも答えられる人に彼女を案内しました。私たちは電話で20分を過ごしました。私は彼女と当社が彼女の問題に対処するのを助けたことを幸せに感じていました。彼女の準備のおかげで、電話は非常に生産的なものになりました。
私は、Outlook内で試してみて、あなたが会議を予約する際に、すでにそこに何かがないように、彼らのスケジュールを表示することができるかどうかを確認するだろう。
それが動作しない場合、私はおそらく彼らがすぐにこれらの会議がすぐに持っていたと仮定して、彼らはすぐに彼らの可用性を調べることができるように、彼らの机に行くことをお勧めします。あなたが長い時間を待ってOKだとしたら、私は行くための最低の優先順位の方法であるかもしれない電子メールに行くことがあります。これはまた、電子メールがいくつかの場所で無視されるかもしれないので、会議の重要性を伝えることができます、少なくとも私は仕事の私の年に見てきたものから。マネージャーが90％の時間の会議中である場合、それは通常の電子メールよりもIMが良いだろうということかもしれません。そうでなければ、それはあまりしないかもしれません。